ビジネスメールで失敗しない「申し伝える」の使い方と例文集

ただし、この言葉は丁寧な印象を与える一方で、使い方を誤ると少しかしこまりすぎたり、不自然に感じられることもあります。

この記事では、「申し伝える」の正しい意味や敬語としての使い方、さらに実際に使えるメール例文をわかりやすく紹介します。

「申し伝える」と「お伝えする」「申し上げる」の違いも丁寧に解説しているので、ビジネスシーンで迷わず自然に使えるようになります。

新入社員の方からベテラン社員まで、相手に誠実で印象の良いメールを書きたい方におすすめの内容です。

この記事を読めば、「申し伝える」の使い方を完璧にマスターできます。

「申し伝える」とは？ビジネスでの正しい意味と使い方

しかし、意味を正しく理解していないと、思わぬ誤解を招くことがあります。

ここではまず、「申し伝える」の基本的な意味と使い方をわかりやすく整理していきましょう。

「伝える」との違いをわかりやすく解説

「申し伝える」は、「伝える」をより丁寧に表現した敬語です。

「申し」は謙譲語、「伝える」は動作を示す言葉であり、自分がへりくだって相手に伝えるという意味を持ちます。

たとえば、「課長にお伝えします」よりも「課長に申し伝えます」と言うと、より丁寧でかしこまった印象になります。

表現	丁寧さ	使用シーン
伝える	普通	社内・同僚間の会話など
お伝えする	やや丁寧	社内・社外どちらでも可
申し伝える	最も丁寧	上司・取引先など改まった場面

このように、「申し伝える」はビジネスの中でも特にフォーマルな場面で使うのが自然です。

同僚や友人とのカジュアルな会話には少しかしこまりすぎるため、場面に合わせた使い分けが大切です。

「申し伝える」が使われる典型的なシーン3選

「申し伝える」は、主に次のような場面で活用されます。

シーン	使い方の例
取引先への報告	「先日の件、担当者へ申し伝えております。」
社内での伝達	「課長にはすでに申し伝えております。」
代理で伝えるとき	「田中様のご要望を佐藤へ申し伝えました。」

これらのように、「申し伝える」は自分が「伝える側」として敬意を示す表現です。

つまり、“自分から第三者へ伝える”という状況で使う言葉であり、相手に直接伝える場面では使用しません。

次の章では、この「申し伝える」がどのような敬語構造になっているのかを詳しく見ていきましょう。

「申し伝える」は敬語？正しい形と文法のポイント

丁寧に見える言葉でも、使い方を誤ると不自然になってしまうことがあります。

自然で品のある敬語表現にするためのポイントを確認していきましょう。

「申し伝える」は謙譲語にあたる

「申し伝える」は、相手に敬意を示すために自分がへりくだる「謙譲語（けんじょうご）」です。

つまり、「自分が何かを伝える」行為を低く表現することで、相手を立てる働きを持っています。

たとえば、「社長に伝えます」よりも「社長に申し伝えます」と言うと、より丁寧で格式のある印象になります。

ポイントは、“伝える相手が自分より立場が上”のときに使うことです。

分類	言葉	特徴
丁寧語	です・ます／ございます	相手に丁寧に話す言葉
尊敬語	おっしゃる／なさる	相手の動作を高める言葉
謙譲語	申し伝える／伺う	自分の動作をへりくだる言葉

「申し伝える」は、自分が誰かに伝えるときに使うため、尊敬語ではなく謙譲語になります。

この点を理解しておくことで、文中の他の敬語とのバランスを取りやすくなります。

「申し伝えます」「申し伝えております」など正しい活用例

「申し伝える」は文脈に応じて活用を変えることで、より丁寧で自然な表現になります。

よく使われる形は次のとおりです。

形	意味・使う場面
申し伝えます	これから伝える場合（未来形）
申し伝えております	すでに伝達済みである場合（進行形・報告）
申し伝えました	伝え終えた事実を報告する場合（過去形）
申し伝えいただけますでしょうか	相手に伝えてもらうようお願いする場合（依頼）

このように、時制や文の目的によって動詞の形を変えることで、丁寧さと正確さを両立できます。

たとえば次のような文は、どれも自然な敬語表現です。

• 「この件は、田中部長へ申し伝えます。」（未来）
• 「すでに佐藤課長へ申し伝えております。」（進行・報告）
• 「お忙しいところ恐れ入りますが、鈴木様へお申し伝えいただけますでしょうか。」（依頼）

また、同じ「申し伝える」でも主語や目的語の位置を少し変えるだけで印象が変わるため、文章の流れに合わせて自然に配置しましょう。

不自然な繰り返しや重ね言葉（例：「お申し伝えさせていただきます」など）は避けるのがポイントです。

ビジネスメールで自然に見える使い方テンプレート

実際のメールでは、次のようなテンプレート構文を覚えておくと便利です。

目的	文例
報告	「本件につきましては、担当者へ申し伝えております。」
依頼	「お手数をおかけいたしますが、〇〇様へお申し伝えいただけますでしょうか。」
予定	「明日、上司へ申し伝える予定です。」

メール文では「申し伝えます」「申し伝えております」の2形が特に多用されるため、まずはこの2つを自然に使えるようにしましょう。

次の章では、「申し伝える」を使うときに注意すべきマナーや誤用例について詳しく解説します。

「申し伝える」を使うときの注意点

ここでは、使用する際に注意したいポイントや誤用しやすいケースを具体的に見ていきましょう。

正しく使えば信頼感のある表現になりますが、誤ると逆効果になるため、文脈に合わせた判断が大切です。

目上の人に使うのはNGな理由

「申し伝える」は、あくまで自分がへりくだって第三者に伝えるという意味を持ちます。

したがって、目上の人に対して直接「申し伝える」と言うのは不自然です。

たとえば、「部長に申し伝えてください」と言うと、目上の人に命令するような印象になります。

この場合は、次のように言い換えるのが自然です。

不自然な表現	自然な言い換え
部長に申し伝えてください。	部長にお伝えいただけますでしょうか。
課長に申し伝えるようお願いします。	課長へお知らせいただけますと幸いです。

つまり、「申し伝える」は目上の人を主語にしないのが基本ルールです。

“自分から第三者へ伝える”ときだけ使うという原則を忘れないようにしましょう。

「申し伝えてください」が失礼になるケース

ビジネスメールで「申し伝えてください」と書くと、相手に命令しているように受け取られることがあります。

特に、取引先や上司など立場が上の相手に対しては避けた方が良い表現です。

その代わりに、次のような言い回しを使うと印象が柔らかくなります。

シーン	丁寧な言い換え例
依頼メール	「お手数をおかけしますが、◯◯様へお伝えいただけますでしょうか。」
お願いの強調	「恐縮ですが、◯◯様にご共有をお願いいたします。」
柔らかい表現	「◯◯様へお知らせいただけますと幸いです。」

「申し伝える」は文体としては美しい表現ですが、受け取る相手によって印象が変わるため、依頼の際は注意が必要です。

相手が目上の場合は、命令形ではなく依頼形にすることで、より丁寧な印象を与えられます。

社内と社外で使い分けるポイント

「申し伝える」は、社内外の関係性によって使い分けが必要です。

次の表に、社内・社外でのおすすめ表現をまとめました。

場面	適した表現	ポイント
社内（同僚・上司）	お伝えします／共有いたします	「申し伝える」はやや堅いため避ける
社外（取引先・顧客）	申し伝えます／申し伝えております	フォーマルで誠実な印象を与える

社内メールで多用すると「堅苦しい印象」になる一方、社外対応では信頼を感じさせる表現になります。

つまり、「申し伝える」は“社外の改まった場”で真価を発揮する敬語と覚えておくとよいでしょう。

次の章では、「申し伝える」と似た言葉の違いを比較して、どのように使い分ければ自然に見えるかを解説します。

「申し伝える」と似た表現との違い一覧

ここでは、「お伝えする」「申し上げる」「伝える」など、混同しやすい言葉との違いを整理します。

使い分けを理解しておくと、場面ごとに最適な敬語表現を自然に選べるようになります。

「お伝えする」「申し上げる」「伝える」との違いを表で整理

まずは、それぞれの言葉の丁寧さや使える相手を一覧で確認しましょう。

表現	敬語の種類	丁寧さ	使う相手・場面
伝える	一般語	普通	同僚・後輩などカジュアルな場面
お伝えする	謙譲語	やや丁寧	社内外を問わず幅広く使用可
申し伝える	謙譲語（より丁寧）	高い	上司・取引先など改まった場面
申し上げる	謙譲語	高い	相手に直接伝える場合（口頭・書面）

この表からわかるように、「申し伝える」は第三者に対して丁寧に伝えるときに使うのが自然です。

一方、「申し上げる」は相手本人に伝える場面で使うため、用途が異なります。

「お伝えする」との違い

「お伝えする」は、「申し伝える」よりも柔らかく、ビジネスから日常まで幅広く使える表現です。

たとえば、次のように使い分けられます。

場面	適切な表現	解説
社内での報告	「課長にお伝えしました。」	自然で堅苦しくない。
社外での報告	「部長に申し伝えております。」	より改まった印象になる。

つまり、社内では「お伝えする」、社外では「申し伝える」を使うとバランスが取れます。

すべての場面で「申し伝える」を使うと過剰に丁寧すぎる印象になるため、文脈での使い分けが重要です。

「申し上げる」との違い

「申し上げる」は、「言う」の謙譲語であり、相手に直接話すときに使います。

したがって、第三者に何かを伝えるときには使いません。

目的	自然な表現	不自然な表現
本人に伝える	「心よりお礼申し上げます。」	「心よりお礼申し伝えます。」
第三者に伝える	「部長に申し伝えます。」	「部長に申し上げます。」

このように、相手との関係性や伝達の方向によって、使う言葉が異なります。

「申し伝える」は“伝達用の謙譲語”、一方「申し上げる」は“発言用の謙譲語”と覚えると区別しやすいでしょう。

場面別おすすめ表現マップ（社内・社外・上司・取引先）

最後に、よくある場面ごとのおすすめ表現をまとめます。

場面	おすすめ表現
社内で同僚に伝える	お伝えします／共有いたします
社内で上司に伝える	お伝えします（申し伝えるは避ける）
社外の担当者に伝える	申し伝えます／申し伝えております
社外の役員クラスに伝える	申し伝えます（最もフォーマル）

このように、言葉の使い分けを意識することで、相手や場面に応じた適切な敬語が自然に選べるようになります。

次の章では、実際に使える「申し伝える」のメール例文を、基本形からフルバージョンまで詳しく紹介します。

【実践編】「申し伝える」を使ったメール例文集（基本〜応用）

短い定型フレーズから、実際にそのまま使えるフルバージョンのメールまで幅広くカバーしています。

シーン別に表現の使い方を確認しながら、自分の業務に合う言い回しを見つけてみましょう。

【基本例文】短文で使える定型フレーズ一覧

まずは、日常業務でよく使う短い定型文をまとめました。

用途	文例
報告	「本件につきましては、担当者へ申し伝えております。」
予定	「明日、上司へ申し伝える予定です。」
完了報告	「ご依頼の件、すでに申し伝えました。」
依頼	「お手数をおかけしますが、◯◯様へお申し伝えいただけますでしょうか。」
謝意	「ご丁寧にご連絡いただき、誠にありがとうございます。担当者へ申し伝えております。」

これらはメールの1文としても、文末の報告や添え書きとしても使いやすい定型フレーズです。

【例文1】取引先に伝達済みの報告をするメール

相手から依頼を受けた内容を、すでに伝え終えたことを報告する場面の例です。

目的	報告（伝達完了）

文例：

〇〇株式会社　△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××です。

先日ご依頼いただいた件につきまして、弊社担当の田中より営業部長へ申し伝えております。

内容に誤りがないかご確認いただけますと幸いです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

【例文2】社内で伝達を依頼するメール

自分では直接伝えられない場合に、他の人に伝達をお願いする例です。

目的	依頼（伝達をお願い）

文例：

お疲れさまです。

午前中の会議資料について、〇〇課長へお渡しいただけるよう申し伝えをお願いいたします。

ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

【例文3】代理で伝えたことを報告するメール

来客対応や電話対応など、代理で伝えた内容を報告する際に使える例です。

目的	報告（代理伝達）

文例：

本日のご来客対応につきまして、〇〇様よりいただいたご要望を佐藤部長へ申し伝えました。

内容については改めて確認のうえ、必要に応じて対応いたします。

【例文4】これから伝える旨を伝えるメール

伝達がまだ完了していない場合に、「これから伝える予定」を知らせる場面の例です。

目的	予告（伝達予定）

文例：

ご連絡いただいた件につきましては、明日〇〇に申し伝える予定です。

内容に相違がないかご確認のほどお願いいたします。

【例文5】柔らかく言い換えたいときのバリエーション例

「申し伝える」だと堅すぎると感じる場合の、柔らかい表現も覚えておくと便利です。

表現の目的	言い換え例
フォーマルさを少し和らげたい	「お伝えします」
社内で簡潔に伝えたい	「共有いたします」
相手にお願いするとき	「お知らせいただけますでしょうか」

たとえば、次のように使い分けると自然です。

• 社外：〇〇様に申し伝えております。
• 社内：〇〇課長にお伝えしております。
• 気軽な連絡：〇〇さんに共有しました。

【例文6】フルバージョン：宛名・署名付きの完成メール（社外向け）

実際にそのまま送れる、社外向けのフォーマルなメール例です。

文例：

〇〇株式会社　△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××です。

先日ご連絡いただきました件につきまして、弊社担当の田中より営業部長へ申し伝えております。

内容に誤り等ございましたら、お手数ですがご指摘ください。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――――
株式会社□□　営業部　×× ××
〒000-0000　東京都〇〇区〇〇1-2-3
Tel：03-0000-0000　Mail：example@xxx.co.jp
―――――――――――――――――――

【例文7】フルバージョン：宛名・署名付きの完成メール（社内向け）

社内連絡で、上司や他部署に報告する際の自然なメール例です。

文例：

お疲れさまです。営業部の××です。

本日のお問い合わせ内容につきまして、サポート課の田中さんへ申し伝えました。

対応完了後に改めてご報告いたします。

よろしくお願いいたします。

―――――――――――――――――――
営業部　×× ××
内線：1234　Mail：example@xxx.co.jp
―――――――――――――――――――

このように、場面ごとに構成を少し変えるだけで、印象は大きく変わります。

相手との関係性と状況に合わせて選ぶことで、より信頼感のあるメール表現になるでしょう。

次の章では、「申し伝える」を自然に使いこなすための3つのコツを紹介します。

「申し伝える」を自然に使いこなす3つのコツ

ここでは、自然にスマートに使いこなすための3つのコツを紹介します。

これを意識するだけで、メール文全体の印象がぐっと洗練されます。

相手との関係性を意識して選ぶ

「申し伝える」はフォーマルな印象が強いため、相手との関係性に応じて使い分けが大切です。

社内・フラットな関係では「お伝えする」、社外や目上への報告では「申し伝える」と覚えると自然です。

相手	適切な表現	補足
同僚・後輩	お伝えします	フラットで自然
上司・社外の担当者	申し伝えます	フォーマルで誠実
取引先・役職者	申し伝えております	改まった印象を与える

また、社外相手でも何度もやり取りしている場合は、場面に応じて少し柔らかい言い方に変えるのも自然です。

たとえば、初回連絡では「申し伝えます」、以降のやり取りでは「お伝えしております」と使い分けると、距離感をうまく調整できます。

伝える目的と立場を整理する

「申し伝える」は、「誰から」「誰に」「何を」伝えるかが明確であることが大切です。

この3点を意識すると、文全体が簡潔で誤解のない文章になります。

たとえば、次の2つの文を比べてみましょう。

わかりにくい例	改善例
「この件は申し伝えております。」	「この件は、担当の田中より部長へ申し伝えております。」

後者のように「誰から誰へ」が明確だと、読み手がスムーズに理解できます。

伝達経路が曖昧な文は信頼性が下がるため、主語と目的語を省略しすぎないよう注意しましょう。

文章を簡潔・明快にまとめる

ビジネスメールでは、丁寧さと同時に簡潔さも求められます。

「申し伝える」は1文の中で明確に伝達内容をまとめるのが理想です。

以下は悪い例と良い例の比較です。

悪い例	良い例
「ご依頼の件につきましては、〇〇部長に申し伝えるようにということを申し伝えております。」	「ご依頼の件は、〇〇部長へ申し伝えております。」

このように、重複表現を避け、文を短く整理すると読みやすくなります。

特にメールでは改行や句読点を意識して読みやすく配置するのもポイントです。

“簡潔・正確・自然”の3拍子がそろえば理想的な敬語メールになると言えるでしょう。

次の章では、記事全体のまとめとして、「申し伝える」を上手に使うためのポイントを再確認します。

まとめ！「申し伝える」は信頼を生む敬語表現

ここまで、「申し伝える」という言葉の意味・使い方・注意点・メール例文までを詳しく見てきました。

少しかしこまった表現に感じるかもしれませんが、正しく使うことで相手に誠実で落ち着いた印象を与えられます。

もう一度、この記事の要点を整理しておきましょう。

ポイント	内容
意味	自分がへりくだって第三者に伝える謙譲語
基本形	申し伝えます／申し伝えております／申し伝えました
使う相手	上司・取引先など、自分より立場が上の相手に関係する第三者
注意点	目上の人に直接使うのは不自然。「申し伝えてください」は避ける
似た表現	お伝えする（やや柔らかい）／申し上げる（相手本人に伝える）

これらを踏まえると、「申し伝える」は単なる丁寧語ではなく、相手への敬意と誠実さを同時に表す敬語であることが分かります。

特に、取引先や上司などに関わる伝達メールでは、「申し伝える」を適切に使うことで文章全体が格段に引き締まります。

一方で、社内やフランクなやり取りでは「お伝えします」など、柔らかい表現に置き換える柔軟さも大切です。

つまり、“誰に対して・どんな目的で伝えるか”を意識して選ぶことが、自然で信頼感のあるビジネスメールにつながります。

「申し伝える」を使いこなせるようになると、文章に上品さと安心感が加わります。